Opis

Automatyczna segregacja faktur z maila (Moduł dla MŚP i Księgowości)

Czas wdrożenia: 48 godzin | Model: Stała cena | Wymagania: Skrzynka e-mail (np. Google/Microsoft) oraz dysk chmurowy.

Księgowość co miesiąc prosi o te same dokumenty, a Twój zespół traci godziny na przeszukiwanie firmowej skrzynki. Ten moduł to konkretne rozwiązanie tego problemu. Faktura kosztowa wpada na maila, automat natychmiast ją wyłapuje, standaryzuje jej nazwę i odkłada do właściwego folderu na dysku. Koniec z ręcznym pobieraniem PDF-ów i gubieniem kosztów.

Dlaczego ręczne pobieranie faktur z maila to ukryty koszt w Twojej firmie?

Większość firm traci kontrolę nad dokumentami w momencie, gdy faktury za subskrypcje, reklamy czy usługi kurierskie wpadają na ogólny adres biura w losowych godzinach. Przekopywanie dziesiątek wiadomości na dzień przed zamknięciem miesiąca to nie tylko frustracja, ale i realne ryzyko opłacania odsetek za przeoczone dokumenty. Zamiast zmuszać asystentkę lub office managera do roli „przepisywacza” danych, możesz w pełni zautomatyzować zarządzanie kosztami.

Jak działa automatyczna segregacja dokumentów kosztowych w praktyce?

Wdrażamy w Twojej firmie gotowy, niewidoczny dla użytkownika mechanizm działający w oparciu o platformę Make lub n8n. System bez przerwy monitoruje wskazaną skrzynkę pocztową. Gdy tylko rozpozna wiadomość od kontrahenta lub maila ze słowem kluczowym (np. „faktura”, „invoice”), ignoruje treść i pobiera wyłącznie załącznik PDF.

Kolejnym krokiem jest automatyczna zmiana nazwy pliku. Skrypt nadaje mu z góry ustalony, logiczny format – na przykład łącząc rok, miesiąc i nazwę kontrahenta. Tak ustandaryzowany plik trafia prosto na Twój firmowy dysk w chmurze (Google Drive, OneDrive), od razu układając się w odpowiednim drzewie katalogów udostępnionym księgowości. Dodatkowo automat może wysłać krótkie powiadomienie na firmowy komunikator, informując zespół o nowym dokumencie gotowym do zaksięgowania.

W jakich branżach automatyzacja obiegu faktur sprawdza się najlepiej?

To wdrożenie przynosi najszybszy zwrot z inwestycji w firmach o dużym przepływie cyfrowych dokumentów kosztowych. Stanowi fundament w sklepach e-commerce, gdzie koszty stałe są mocno rozproszone na wielu dostawców, oraz w agencjach marketingowych opłacających dziesiątki narzędzi SaaS i podwykonawców B2B. To także optymalne rozwiązanie dla biur rachunkowych oraz zespołów pracujących zdalnie, w których pracownicy regularnie przesyłają faktury za zakupy firmowe ze swoich skrzynek.

Jak wygląda wdrożenie automatyzacji z Today Upgrade?

Nasze usługi sprzedajemy w formie gotowych rozwiązań, co oznacza koniec z wielotygodniowymi wycenami i niekończącymi się spotkaniami. Całość sprowadza się do zakupu wybranego pakietu w naszym sklepie i wypełnienia krótkiego formularza technicznego. Od tego momentu nasi inżynierowie mają 48 godzin na zbudowanie, spięcie narzędzi i przetestowanie całego przepływu. Przekazujemy Ci działający system, a Twoje faktury od razu zaczynają segregować się same.

FAQ – Pytania techniczne

Co w sytuacji, gdy faktura elektroniczna nie jest załącznikiem, a linkiem do pobrania? Podstawowa wersja obsługuje fizyczne załączniki. Jeśli Twoi kontrahenci masowo wysyłają linki do zewnętrznych systemów fakturowych, rozbudowujemy ten scenariusz o moduł AI. Automat samodzielnie wchodzi pod wskazany adres URL, wyciąga stamtąd dokument i zapisuje go bezpiecznie na dysku.

Czy nadanie automatowi dostępu do poczty firmowej jest bezpieczne (RODO)? Używamy wyłącznie bezpiecznej autoryzacji oAuth 2.0. Nasz skrypt nie ma uprawnień do kasowania wiadomości ani wysyłania maili w Twoim imieniu. System działa w trybie „tylko do odczytu” i uruchamia się jedynie dla wiadomości spełniających zdefiniowane przez nas rygorystyczne reguły filtrowania.